La saison des assemblées et ménage du printemps

Le printemps arrive et apporte avec lui la saison des assemblées générales annuelles. De mars à juin, des centaines d’organismes se posent les mêmes questions. Quand doit-on convoquer nos membres? Il me semble que c’est 15 jours avant la tenue de l’assemblée. Mmm… peut-être 30. On a fait quoi l’an dernier?

La réponse se trouve évidemment dans nos règlements généraux. On dépoussière le document. Ah! 21 jours! Quoi?! On doit en faire une annonce publique dans un journal? Mais nous n’avons jamais fait cela, hein? Nous le faisions il y a une dizaine d’années. Il faudra changer ça. Peut-être plus tard, trop de boulot avec le rapport annuel. Maintenant, à qui envoie-t-on notre convocation? Tous les membres, évidemment! Mais nos membres au moment de la convocation? Ceux qui avaient payé leur cotisation à la fin de l’année financière? Tous ceux qui deviendront membre d’ici l’assemblée? Pas spécifié dans nos règlements généraux. Hum. On peut leur envoyer la convocation par courriel? Pas spécifié non plus, mais on peut le faire par télégramme. Quoi?!

Il est embêtant ce document, et pas si clair non plus, Il serait sans doute temps de faire un ménage de printemps, dépoussiérer nos règlements généraux et voir s’ils sont à jour. Sont-ils conformes à la Loi? Sont-ils conformes à nos pratiques et aux attentes de nos membres et de nos partenaires? Cet important document est notre code de régie interne. Il doit être révisé, au moins tous les 5 ans. Pourquoi? Parce que la Loi sur les Sociétés change fréquemment, tout comme le code civil, sans compter toute la jurisprudence et les changements dans nos pratiques.

Ce document est l’assise et le reflet des pratiques quotidiennes de votre organisation. Tant que tout va bien, personne ne vous embête, mais en cas de crise… Un membre qui déclare que l’assemblée ne peut pas être tenue car elle n’a pas été convoquée en bonne et due forme, ce peut être embêtant.

On le changera directement à l’assemblée…

Non! Les membres doivent savoir sur quoi ils sont convoqués. Vous devez leur envoyer le texte à modifier lors de la convocation. Pourquoi ce sont les membres qui ont le dernier mot? Parce que selon le code civil du Québec, vos règlements généraux sont une entente contractuelle entre la corporation et ses membres. Les deux parties doivent donc être d’accord pour modifier un article du contrat.

En ont-ils vraiment besoin?

Vous n’êtes pas certains si vos règlements généraux ont besoin d’un rafraîchissement? Répondez aux énoncés suivants par oui ou par non :

  • Le délai de convocation pour l’assemblée générale régulière est de 90 jours.
  • Vous devez envoyer votre rapport à l’Inspecteur général des institutions financières.
  • Vous devez annoncer publiquement, par exemple dans les journaux, votre assemblée générale et vous n’êtes pas un média communautaire.
  • Vous pouvez convoquer les membres de votre conseil d’administration par télécopieur mais rien n’est inscrit pour le courriel.

Si vous avez répondu oui à l’un de ces énoncés, vos règlements généraux ont besoin d’un rafraîchissement!

Plusieurs ressources et modèles s’offrent à vous. Informez-vous auprès de votre regroupement d’organisme régional (ROC, TROC, CABQ, etc.) ou d’une ressource externe spécialisée.

L’assemblée générale en 6 étapes faciles

 

L’assemblée générale en quelques étapes faciles!

Voici la saison des assemblées qui débute et à chaque année c’est le même refrain qui recommence, la même panique pour certains. La direction générale croule sous les documents à produire et les papiers à envoyer à l’auditeur comptable, le conseil d’administration panique à l’idée que le quorum ne soit pas atteint ou qu’un trouble-fête soit de la partie… Je vous propose quelques étapes à suivre afin de préparer votre assemblée générale sans vous arracher les cheveux sur la tête.

Étape 1 : Ouvrir vos règlements généraux

Eh oui! C’est dans ce document poussiéreux que se trouve la clé de bien des mystères! Qui doit-on convoquer? À quel moment la convocation doit-elle être envoyée et par quel(s) moyen(s)? Que doit contenir votre ordre du jour? Quels documents envoyer ou rendre disponibles?

Étape 2 : Réserver votre auditeur comptable

Entre le 1er avril et le 30 juin, votre auditeur comptable est bien occupé. Il fait l’audit de toutes les entreprises et organismes qui terminent leur année financière entre le 31 décembre et le 31 mars, soit la vaste majorité! Sans parler des impôts! Bref, réservez son temps d’avance en lui indiquant les dates importantes : la dernière réunion du conseil avant l’assemblée et celle de l’assemblée.

Étape 3 : Choisir la présidence d’assemblée

Vérifiez dans vos règlements généraux si une personne est nommée d’office pour assumer ce rôle. Si ce n’est pas le cas, prévoyez présenter une personne qui connaît bien les règles de procédures telles que le code Morin, qui peut être impartiale et qui ne suscite pas de méfiance de la part des membres. Si vous prévoyez une assemblée calme, ce peut être quelqu’un de l’interne (un membre, un bénévole). Évitez que ce soit un employé ou un membre du conseil d’administration afin de libérer ceux-ci et leur permettre de répondre aux questions de l’assemblée. Si votre assemblée s’annonce houleuse, privilégiez quelqu’un d’externe à votre organisation. Faites appel à votre réseau, à votre fédération ou regroupement, ou encore à une ressource spécialisée dans l’animation d’assemblée. La présidence doit être assumée par quelqu’un de ferme sans être bête, et sympathique sans être laxiste.

Étape 4 : Convoquez

Convoquez vos membres en bonne et due forme et soyez attentif à faire un ordre du jour complet, en concordance avec vos règlements généraux et la Loi. Convoquez les bonnes personnes dans les bons délais.

Étape 5 : Faites approuver vos documents

Tous les documents remis en assemblée doivent être approuvés par le conseil d’administration. Bien qu’ils soient rédigés par la direction ou la coordination, l’assemblée est un événement du conseil, c’est lui qui en a la responsabilité.

Étape 6 : Détendez-vous!

Vous avez demandé à une personne externe d’assumer la présidence. Vous avez convoqué vos membres selon les règles de l’art. Vous avez choisi une salle intéressante et confortable. Même si certains sujets pourront soulever des débats, laissez la présidence d’assemblée les mener. Comme direction ou conseil d’administration, répondez aux questions avec transparence, positivisme et de façon concise et tout ira bien!