L’assemblée générale en quelques étapes faciles!

Voici la saison des assemblées qui débute et à chaque année c’est le même refrain qui recommence, la même panique pour certains. La direction générale croule sous les documents à produire et les papiers à envoyer à l’auditeur comptable, le conseil d’administration panique à l’idée que le quorum ne soit pas atteint ou qu’un trouble-fête soit de la partie… Je vous propose quelques étapes à suivre afin de préparer votre assemblée générale sans vous arracher les cheveux sur la tête.

Étape 1 : Ouvrir vos règlements généraux

Eh oui! C’est dans ce document poussiéreux que se trouve la clé de bien des mystères! Qui doit-on convoquer? À quel moment la convocation doit-elle être envoyée et par quel(s) moyen(s)? Que doit contenir votre ordre du jour? Quels documents envoyer ou rendre disponibles?

Étape 2 : Réserver votre auditeur comptable

Entre le 1er avril et le 30 juin, votre auditeur comptable est bien occupé. Il fait l’audit de toutes les entreprises et organismes qui terminent leur année financière entre le 31 décembre et le 31 mars, soit la vaste majorité! Sans parler des impôts! Bref, réservez son temps d’avance en lui indiquant les dates importantes : la dernière réunion du conseil avant l’assemblée et celle de l’assemblée.

Étape 3 : Choisir la présidence d’assemblée

Vérifiez dans vos règlements généraux si une personne est nommée d’office pour assumer ce rôle. Si ce n’est pas le cas, prévoyez présenter une personne qui connaît bien les règles de procédures telles que le code Morin, qui peut être impartiale et qui ne suscite pas de méfiance de la part des membres. Si vous prévoyez une assemblée calme, ce peut être quelqu’un de l’interne (un membre, un bénévole). Évitez que ce soit un employé ou un membre du conseil d’administration afin de libérer ceux-ci et leur permettre de répondre aux questions de l’assemblée. Si votre assemblée s’annonce houleuse, privilégiez quelqu’un d’externe à votre organisation. Faites appel à votre réseau, à votre fédération ou regroupement, ou encore à une ressource spécialisée dans l’animation d’assemblée. La présidence doit être assumée par quelqu’un de ferme sans être bête, et sympathique sans être laxiste.

Étape 4 : Convoquez

Convoquez vos membres en bonne et due forme et soyez attentif à faire un ordre du jour complet, en concordance avec vos règlements généraux et la Loi. Convoquez les bonnes personnes dans les bons délais.

Étape 5 : Faites approuver vos documents

Tous les documents remis en assemblée doivent être approuvés par le conseil d’administration. Bien qu’ils soient rédigés par la direction ou la coordination, l’assemblée est un événement du conseil, c’est lui qui en a la responsabilité.

Étape 6 : Détendez-vous!

Vous avez demandé à une personne externe d’assumer la présidence. Vous avez convoqué vos membres selon les règles de l’art. Vous avez choisi une salle intéressante et confortable. Même si certains sujets pourront soulever des débats, laissez la présidence d’assemblée les mener. Comme direction ou conseil d’administration, répondez aux questions avec transparence, positivisme et de façon concise et tout ira bien!