Loi 25 et OSBL

Loi 25[i] : Quelles conséquences pour les organismes ?


[i] Le texte de cette loi : https://www.canlii.org/fr/qc/legis/loisa/lq-2021-c-25/derniere/lq-2021-c-25.html

Entrée en vigueur le 22 septembre 2022, cette modification touche principalement les entreprises privées et les organismes du secteur public. Anciennement le projet de loi 64, elle introduit une importante réforme des lois en matière de protection des renseignements personnels au Québec. 

Cette loi renforce le devoir de confidentialité et instaure l’obligation d’aviser la Commission d’accès à l’information (CAI) et toute personne concernée lorsqu’un incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux survient dans une entreprise. La Loi prévoit également la création d’un registre de confidentialité dans lequel les entreprises doivent consigner tous les incidents de confidentialité.[1]

Selon la commission de l’accès à l’information (CAI), les organismes sans but lucratif pourraient être inclus dans l’application de cette Loi. Voici la réponse de la CAI[2] : « Un organisme sans but lucratif est généralement une entreprise au sens de la Loi sur le privé. Même s’il ne cherche pas à faire des profits, il exerce une activité économique organisée, ce qui est le critère d’assujettissement prévu à la loi (article 1525 du Code civil[3]). »  

Selon le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (2019), une activité commerciale pour un OSBL est : « toute activité régulière ainsi que tout acte isolé qui revêtent un caractère commercial de par leur nature, y compris la vente, le troc ou la location de listes de donneurs, d’adhésion ou de collecte de fonds »[4].

Selon le cabinet d’avocats Denton, si l’OSBL n’a pas de pratique commerciale, les obligations de l’organisme en matière de protection des renseignements personnels relève des articles 35 à 40 du code civil du Québec:  La collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels sont assujetties au consentement ou à l’autorisation par la loi ; L’utilisation ne peut être qu’à des fins compatibles ; Les erreurs de renseignements personnels doivent être corrigées et l’individu doit y avoir accès à moins d’une interdiction ; La violation des droits relatifs à la vie privée fait l’objet d’un droit de recours.[5]

Mesures à prendre

Voici des extraits du site de la commission d’accès à l’information à propos des nouvelles mesures à prendre pour la protection des renseignements personnels[6]. Dans ce texte « entreprise » peut inclure les organismes sans but lucratif :

Un renseignement personnel, c’est quoi ?

Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l’identifier. Ils sont confidentiels. Sauf exception, ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée.

Communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée

Selon la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi sur le privé), un renseignement personnel est confidentiel et une entreprise ne peut, à moins d’exceptions prévues par la loi, communiquer ce renseignement sans le consentement de la personne concernée.

Les différentes exceptions : Tiers autorisés

À certaines conditions, la Loi sur le privé autorise l’entreprise à communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, aux tiers ci-dessous (liste non exhaustive) :

Communication de renseignements personnels en cas d’urgence ou en vue de prévenir un acte de violence

Dans certaines circonstances exceptionnelles, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi sur le privé), permet à une entreprise de communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée.

La Commission rappelle néanmoins qu’avant de le faire, une entreprise doit s’assurer de l’existence de toutes les conditions préalables.

Une entreprise peut communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à une personne à qui cette communication doit être faite en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée.

Une entreprise peut également communiquer un renseignement personnel, sans le consentement des personnes concernées, en vue de prévenir un acte de violence, dont un suicide, lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves menace une personne ou un groupe de personnes et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence. On entend par « blessures graves » toute blessure physique ou psychologique qui nuit d’une manière importante à l’intégrité physique, à la santé ou au bien-être d’une personne ou d’un groupe de personnes identifiable. Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce danger, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours.

L’entreprise ne peut communiquer que les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication. Elle doit inscrire la communication afin que celle-ci fasse partie du dossier.

 

Incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels

Que faire lorsqu’un incident de confidentialité se produit?

Dans cette section, le terme « organisation » est utilisé pour désigner les organismes publics, les entreprises privées et les ordres professionnels, dans la mesure prévue par le Code des professions.

Également, le terme « lois » vise autant la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Loi sur l’accès) que la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi sur le privé).

 

 

Qu’est-ce qu’un incident de confidentialité?

Pour l’application des lois, un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisés par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.

Par exemple, un incident de confidentialité pourrait se produire lorsque :

  • un membre du personnel consulte un renseignement personnel sans autorisation;
  • un membre du personnel communique des renseignements personnels au mauvais destinataire;
  • l’organisation est victime d’une cyberattaque : hameçonnage, rançongiciel, etc.

Si une organisation a des motifs de croire qu’un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel qu’elle détient s’est produit, elle doit prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

 

Les obligations en cas d’incident de confidentialité figurent dans le menu de gauche :

Évaluer les risques : Évaluer si l’incident présente un risque de préjudice sérieux

Pour tout incident de confidentialité, l’organisation doit évaluer la gravité du risque de préjudice pour les personnes concernées. Pour ce faire, elle doit considérer, notamment :

  • la sensibilité des renseignements concernés;
  • les conséquences appréhendées de leur utilisation;
  • la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables.

L’organisation doit consulter son responsable de la protection des renseignements personnels. Elle peut également impliquer d’autres acteurs, comme le responsable de la sécurité de l’information ou des experts externes.

Si l’analyse fait ressortir un risque de préjudice sérieux, l’organisation doit aviser la Commission et les personnes concernées de l’incident.

Dans le cas contraire, elle doit tout de même poursuivre ses travaux pour réduire les risques et éviter qu’un incident de même nature se produise à nouveau dans le futur.

 

Tenir un registre des incidents de confidentialité

Toute organisation doit tenir un registre colligeant l’ensemble des incidents de confidentialité impliquant un renseignement personnel qu’elle détient, même ceux ne présentant pas de risque de préjudice sérieux. L’organisation doit transmettre une copie du registre à la Commission lorsqu’elle le demande.

Le registre des incidents de confidentialité devrait notamment décrire les renseignements personnels visés par l’incident et contenir des informations sur les circonstances de l’incident, le nombre de personnes visées, l’évaluation de la gravité du risque de préjudice et les mesures prises en réaction à l’incident. Les dates pertinentes devraient aussi y figurer : survenance de l’incident, détection par l’organisation, transmission des avis (s’il y a lieu), etc.

Dépersonnalisation, anonymisation et désindexation : nouveau jargon, nouvelles obligations ![7]

(Source : Fasken, avocats)

Quelles sont les mesures à prendre relativement à la conservation des consentements écrits obtenus (lieu de conservation, durée, etc.)?

Il est conseillé de conserver ces consentements dans un serveur dont l’accès est limité et qui est séparé de celui où sont conservés les renseignements personnels. Ces consentements devraient être conservés selon un calendrier de rétention qui tient compte de la finalité pour lesquels ils ont été recueillis et le temps de la prescription légale.

Dans le cas d’un OBNL, combien de temps est-il possible de conserver les dossiers de donateurs?

La Loi 25 ne prévoit pas de régime de conservation spécifique pour les renseignements personnels recueillis et détenus par un OBNL qui devront suivre les exigences prévues à la réponse précédente.

La Loi 25 a par ailleurs aboli la possibilité d’utiliser un renseignement personnel à des fins de prospection philanthropique sans obtenir le consentement de la personne concernée à cet effet. Ce changement entrera en vigueur le 22 septembre 2023 également.

Demande péremptoire[8]

La Loi sur l’accès prévoit maintenant que la CAI peut, par une demande péremptoire notifiée par tout mode approprié, exiger d’une personne la production de tout renseignement ou de tout document permettant de vérifier l’application de cette loi ou de ses règlements. Ce pouvoir peut s’exercer à l’endroit de toute personne, indépendamment du fait qu’elle soit assujettie ou non à la Loi sur l’accès. Il peut s’agir, par exemple :

  • D’un particulier;
  • D’une entreprise;
  • D’un organisme sans but lucratif.

La CAI détermine le délai raisonnable qu’elle estime nécessaire afin que la personne obtempère à cette exigence de production. La personne à qui cette demande est faite est tenue de s’y conformer, peu importe qu’elle ait ou non déjà produit un tel renseignement ou un tel document en réponse à une demande semblable ou en vertu d’une obligation découlant de la Loi sur l’accès ou de ses règlements[9].

Personnes de moins de 14 ans

Le nouvel article 53.1 prévoit que lorsqu’une personne a moins de 14 ans, le consentement relatif à ses renseignements personnels doit être donné par la ou le titulaire de l’autorité parentale ou par la tutrice ou le tuteur.

Conformément à l’article 64.1 de la Loi sur l’accès, les renseignements personnels d’une personne de moins de 14 ans ne peuvent être collectés auprès de celle-ci sans le consentement de l’une des personnes mentionnées ci-dessus. Par exemple, les sites Internet et les applications mobiles des organismes publics doivent être conçus de manière à vérifier si des renseignements personnels sont susceptibles d’être collectés, par leur intermédiaire, auprès d’enfants de moins de 14 ans. Advenant ce cas, il importe que les organismes publics se gouvernent en conséquence, comme en prévoyant un moyen pour obtenir le consentement de la personne titulaire de l’autorité parentale ou encore de la tutrice ou du tuteur. Toutefois, ces renseignements personnels peuvent être collectés sans le consentement de ces personnes si l’objectif est manifestement au bénéfice de la personne mineure, comme lors d’une urgence médicale ou dans le contexte d’un dossier de protection de la jeunesse[10].

Personnes mineures de 14 ans et plus

La Loi précise que les personnes mineures de 14 ans et plus, ainsi leur titulaire de l’autorité parentale ou encore leur tutrice ou tuteur peuvent donner leur consentement quant à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels.

Un organisme public qui doit obtenir un consentement devrait considérer notamment la sensibilité des renseignements personnels, la complexité de la demande ainsi que les enjeux et les répercussions pour la personne mineure de 14 ans ou plus concernée. Dans certaines circonstances, il pourrait être déterminé qu’il est préférable d’obtenir le consentement à la fois de la personne mineure et du ou de la titulaire de l’autorité parentale ou encore de la tutrice ou du tuteur.

La responsabilité

Les organisations devront obligatoirement désigner un responsable des renseignements personnels.

La loi prévoit que cette responsabilité incombera à la présidence du conseil d’administration par défaut) [11]

En résumé

Cette loi crée une série de contraintes sur la possession et le stockage de renseignements personnels. Les organisations devront éviter de collecter des renseignements non nécessaires ou démonter l’intérêt de la collecte et la conservation de ceux-ci, détruire ceux-ci lorsqu’ils ne seront plus utiles aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Elles pourront les conserver à la seule condition de les anonymiser à des fins sérieuses et légitimes ou d’intérêt public. La nonchalance sera fortement réprimée12.

Assurez-vous de ne pas collecter et conserver inutilement des renseignements personnels.  Pour protéger votre organisme et adopter de bonnes pratiques en matière de protection des renseignements personnels, il vous est également possible, et fortement recommandé, de consulter un.e juriste en protection de la vie privée ou un.e spécialiste en sécurité de l’information pour vous accompagner. Vous pouvez aussi entrer en contact avec l’AAPI, soit l’Association des professionnels en accès à l’information et en protection de la vie privée via le lien suivant : https://aapi.qc.ca/programme-de-soutien/

Sources citées :


[1] https://www.cai.gouv.qc.ca/entreprises/communiquer-renseignements-personnels-sans-consentement-personne-concernee/


[1] https://conseiltaq.com/dossier/loi-25-entree-en-vigueur-le-23-septembre/#:~:text=La%20loi%2025%20impose%20aux,diffuser%20une%20politique%20de%20confidentialit%C3%A9.

[2] Réponse reçue par courriel, le 6 octobre 2022

[3] Code civil du Québec : 1525. La solidarité entre les débiteurs ne se présume pas; elle n’existe que lorsqu’elle est expressément stipulée par les parties ou prévue par la loi. Elle est, au contraire, présumée entre les débiteurs d’une obligation contractée pour le service ou l’exploitation d’une entreprise.

Constitue l’exploitation d’une entreprise l’exercice, par une ou plusieurs personnes, d’une activité économique organisée, qu’elle soit ou non à caractère commercial, consistant dans la production ou la réalisation de biens, leur administration ou leur aliénation, ou dans la prestation de services.

[4] https://www.priv.gc.ca/fr/sujets-lies-a-la-protection-de-la-vie-privee/lois-sur-la-protection-des-renseignements-personnels-au-canada/la-loi-sur-la-protection-des-renseignements-personnels-et-les-documents-electroniques-lprpde/r_o_p/02_05_d_19/

[5] file:///C:/Users/espac/Dropbox/PC/Downloads/Modernisation%20des%20lois%20quebecoises%20sur%20la%20protection%20des%20renseignements%20personnels%20(2).pdf

[6] https://www.cai.gouv.qc.ca/entreprises/protection-des-renseignements-personnels-1/

[7] https://www.fasken.com/fr/knowledge/projet-de-loi-64/2022/02/on-repond-a-vos-questions-1-de-3

[8] https://www.quebec.ca/gouvernement/travailler-gouvernement/travailler-fonction-publique/services-employes-etat/conformite/protection-des-renseignements-personnels/commission-dacces-a-linformation#note1

[9] https://www.quebec.ca/gouvernement/travailler-gouvernement/travailler-fonction-publique/services-employes-etat/conformite/protection-des-renseignements-personnels/commission-dacces-a-linformation

[10] https://www.quebec.ca/gouvernement/travailler-gouvernement/travailler-fonction-publique/services-employes-etat/conformite/protection-des-renseignements-personnels/personne-mineure/personnes-mineures-titulaires-de-lautorite-parentale-ainsi-que-tutrices-ou-tuteurs

[11] https://avenues.ca/comprendre/articles-comprendre/loi-25-protection-renseignements-personnels-quebec/

Nouvelles normes du travail

Loi modernisant le régime de santé et de sécurité au travail en résumé

Impacts à prévoir sur les organisations

Le 6 octobre 2021, l’Assemblée nationale du Québec a adopté la Loi modernisant le régime de santé et de sécurité au travail. Certains de ces changements pourraient avoir des impacts pour les organismes communautaires, en tant qu’employeur de travailleuses et de travailleurs. Les articles ci-après sont copiés, tels quels, du résumé disponible sur le site internet de la CNESST. Les parties surlignées sont des commentaires.

En vigueur depuis le 6 octobre 2021

Télétravail

L’emplacement où s’effectue le télétravail est considéré comme un lieu de travail au sens de la Loi sur la santé et la sécurité du travail (LSST). Ainsi, la LSST s’applique à la travailleuse ou au travailleur qui est en télétravail ainsi qu’à son employeur, sous réserve de dispositions qui ne seraient pas conciliables.

Ce qui veut dire que les lésions professionnelles et accidents de travail survenu en télétravail pourraient être reconnus par la CNESST et que l’employeur doit fournir un lieu de travail sécuritaire à la travailleuse-travailleur.

Prévention de la violence

Sur les lieux de travail, l’employeur doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la protection de la travailleuse ou du travailleur exposé à une situation de violence physique ou psychologique, dont une situation de violence conjugale, familiale ou à caractère sexuel.  Dans le cas d’une situation de violence conjugale ou familiale, l’employeur est tenu de prendre ces mesures lorsqu’il sait ou devrait raisonnablement savoir que le travailleur est exposé à cette violence. 

Parmi les mesures à prendre : aménager le bureau pour assurer la sécurité, s’assurer de l’organisation du travail pour assurer la sécurité, utiliser des méthodes et des techniques visant à identifier, corriger et contrôler les risques de violence en milieu de travail, informer les travailleuses et travailleurs sur les risques liés à la violence, dont la violence conjugale.

L’employeur doit, avec l’accord de la travailleuse concernée, mettre en place un plan de sécurité individuel.

Le saviez-vous ? Une travailleuse-travailleur qui doit s’absenter du travail à la suite de violence conjugale ou à caractère sexuel a droit à une absence sans salaire (et sans perte de droit) d’un maximum de 26 semaines sur une période de 12 mois et pourrait avoir droit à 2 jours d’absence payés. 

À partir du 6 avril 2022

Régime intérimaire des mécanismes de prévention et de participation

Tous les établissements qui n’ont pas déjà de mécanismes de prévention et de participation dans leur milieu de travail devront mettre en place le régime intérimaire des mécanismes de prévention et de participation.

Les mécanismes de prévention mécanismes de prévention font référence au programme de prévention et, éventuellement, au plan d’action. 

Les établissements des groupes prioritaires 4, 5 et 6 comptant moins de 20 travailleuses et travailleurs doivent documenter par écrit l’identification des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs jusqu’à l’entrée en vigueur des dispositions réglementaires sur les mécanismes de prévention en établissement. 

Une représentante ou un représentant en santé et en sécurité  doit être désigné par les travailleurs dans tous les établissements de 20 travailleuses et travailleurs et plus.

Une agente ou un agent de liaison en santé et en sécurité doit être désigné par les travailleurs dans tous les établissements de moins de 20 travailleuses et travailleurs.

Les organismes communautaires sont visés par ces nouvelles dispositions et devront, eux aussi, procéder à un exercice d’identification des risques et nommer un.e représentant.e ou un.e agente, dépendamment de leur situation. Cependant, la date d’entrée en vigueur de cette mesure n’a pas encore été déterminée. Voir la section « à la date ou aux dates à fixer par le gouvernement » du présent document.

https://www.cnesst.gouv.qc.ca/fr/prevention-securite/organiser-prevention/faire-un-programme-prevention/identifier-risques-dans-milieu-travail

À partir du 6 octobre 2022

Accommodement raisonnable de retour au travail

Si aucune mesure de réadaptation ne permet au travailleur de reprendre son emploi ou un emploi équivalent, la CNESST détermine en collaboration avec le travailleur et l’employeur si un emploi convenable est disponible chez ce dernier. La CNESST évalue par la suite si la mise en place de mesures de réadaptation est nécessaire pour permettre au travailleur d’exercer l’emploi convenable disponible. Dans l’affirmative, la CNESST met en œuvre, en collaboration avec l’employeur et le travailleur, un programme de réadaptation professionnelle adapté.

La CNESST évalue, en collaboration avec l’employeur et le travailleur, le besoin d’un accommodement raisonnable pour réintégrer le travailleur chez son employeur, comme l’aménagement des tâches et la modification de l’horaire ou de l’organisation du travail. La CNESST est la seule à pouvoir déterminer si un accommodement raisonnable est nécessaire pour permettre au travailleur d’exercer un emploi convenable disponible chez l’employeur. Toutefois, l’employeur peut faire la démonstration que l’accommodement lui impose une contrainte excessive.

Si elle le juge nécessaire, la CNESST peut autoriser un retour progressif au travail et le soutien financier qui l’accompagne afin de faciliter la réintégration du travailleur chez son employeur.

La CNESST peut ordonner à l’employeur qui refuse de collaborer aux démarches de retour au travail ou de réintégrer le travailleur dans son emploi, un emploi équivalent ou un emploi convenable disponible malgré une décision à cet effet de lui payer une sanction administrative pécuniaire. Cette dernière est équivalente à l’indemnité de remplacement du revenu à laquelle le travailleur aurait pu avoir droit durant la période où l’employeur a été en défaut. Le montant de la sanction peut atteindre un maximum d’une année d’indemnité de remplacement du revenu. Ce montant est versé dans le Fonds santé et sécurité du travail.

Avant, l’employeur avait plus de pouvoirs de détermination quant à l’accommodement raisonnable. Maintenant la CNESST est la seule à pouvoir détermine si un accommodement raisonnable est nécessaire.

À partir du 1er janvier 2023

Retrait préventif de la femme enceinte ou qui allaite

Le retrait préventif de la travailleuse enceinte ou qui allaite fait l’objet de protocoles élaborés et mis à jour par le directeur national de santé publique (DNSP). Ces protocoles permettent d’identifier les dangers et les conditions de travail qui y sont associées en milieu de travail. Le DNSP peut consulter tout expert ou organisme public pour l’élaboration et la mise à jour de ces protocoles.

Le Certificat visant le retrait préventif et l’affectation de la travailleuse enceinte ou qui allaite, dans le cadre du programme Pour une maternité sans danger est délivré par le professionnel qui effectue le suivi de grossesse ou le professionnel qui effectue le suivi postnatal. Il doit évaluer, conformément aux protocoles élaborés par le DNSP, que les conditions du travail de la travailleuse comportent des dangers physiques pour elle-même, à cause de son état de grossesse, pour l’enfant à naître ou pour l’enfant qu’elle allaite.

Si les dangers et les conditions du travail qui y sont associées ne sont pas identifiés par un protocole, le professionnel doit consulter un médecin chargé de la santé au travail ou le directeur de santé publique de la région dans laquelle se trouve l’établissement, ou la personne qu’il désigne.

Avant, le certificat était délivré par un médecin ou une infirmière spécialisée, le médecin responsable des services de santé de l’établissement ou la personne désignée par le directeur de la santé publique était consulté. Il n’y avait pas de référence au protocole établi par la direction de la santé publique. Quels seront ces protocoles ? Seront-ils plus restrictifs ou plus permissifs ? Ceux-ci auront quels impacts sur les retraits préventifs ?

Aux dates ou à la date fixées par le gouvernement (à venir, un jour)

Plan de prévention (plan d’action en prévention dans les établissements de moins de 20 travailleuses)

(En lien avec le Régime intérimaire des mécanismes de prévention et de participation à compter du 6 avril 2022)

Les établissements comptant moins de 20 travailleuses et travailleurs devront élaborer et mettre en application un plan d’action en prévention propre à leur établissement.

Ce plan d’action partage les mêmes objectifs que le programme de prévention qui s’adresse aux établissements d’au moins 20 travailleuses et travailleurs.

Ce plan d’action doit notamment prévoir :

  • l’identification des risques pouvant influer sur la santé des travailleuses et travailleurs de l’établissement, dont les risques chimiques, biologiques, physiques, ergonomiques et psychosociaux liés au travail, ainsi que de ceux pouvant toucher leur sécurité
  • les mesures et les priorités d’action permettant d’éliminer ou, à défaut, de contrôler les risques identifiés grâce à la hiérarchie des mesures de prévention et les échéanciers pour l’accomplissement de ces mesures et de ces priorités
  • les mesures de surveillance et d’entretien permettant de s’assurer que les risques identifiés sont éliminés ou contrôlés
  • l’identification des moyens et des équipements de protection individuels pour répondre aux besoins des travailleuses et travailleurs
  • la formation et l’information en matière de santé et de sécurité du travail

S’il existe un programme de santé au travail applicable à son établissement, l’employeur a l’obligation d’élaborer des éléments de santé dans son plan d’action.

Plusieurs organismes sont considérés comme un groupe prioritaire 6, il est recommandé de faire un programme de prévention mais celui-ci n’est pas obligatoire. De même qu’un comité ou une personne responsable de la prévention ne sont pas requis par la Loi. Si un comité de prévention est formé, une représentante en santé et en sécurité doit être désignée par les travailleuses. Outil: https://dacsg.qc.ca/index.php/373363?lang=fr 

Désigner une agente ou un agent de liaison en santé et en sécurité dans les établissements ayant moins de 20 travailleuses et travailleurs

Dans les établissements ayant moins de 20 travailleuses et travailleurs, une agente ou un agent de liaison est désigné par :

les associations accréditées et les travailleuses et travailleurs non représentés de l’établissement

Cette personne a pour fonction de :

  • coopérer avec l’employeur pour faciliter la communication des informations en santé et en sécurité du travail entre l’employeur et les travailleuses et travailleurs de l’établissement
  • collaborer à l’élaboration et à la mise en application du programme de prévention ou du plan d’action en écrivant ses recommandations à l’employeur
  • faire des recommandations écrites sur l’identification des risques dans le milieu de travail
  • porter plainte à la CNESST, si nécessaire

Les recommandations doivent être appliquées par l’employeur dans un délai de 30 jours. Une fois ce délai échu, l’agent de liaison peut porter plainte contre l’employeur à la CNESST.

L’agent de liaison est protégé par la Loi sur la santé et la sécurité du travail. L’employeur ne peut le congédier, le suspendre, le déplacer ou exercer des mesures discriminatoires ou de représailles à son égard ou lui imposer toute autre sanction pour le motif qu’il exerce ces fonctions.

Il doit participer à une formation dont le contenu et la durée sont déterminés par la CNESST. Il peut s’absenter de son travail le temps nécessaire pour exercer ses fonctions et pour participer à la formation déterminée par la CNESST.

À surveiller lorsque la date sera déterminée pour l’entrée en vigueur afin de déterminer si les organismes y sont obligés. Si oui, chaque organisme devra nommer, chaque année, une personne à ce rôle et une place aux recommandations devra être faite aux réunions du conseil d’administration.

Risques psychosociaux

L’employeur doit désormais s’assurer d’inclure, dans son programme de prévention ou dans son plan d’action, les risques psychosociaux liés au travail pouvant avoir une incidence sur la santé des travailleuses et des travailleurs. 

Cette démarche s’inscrit dans les mécanismes de prévention que sont le programme de prévention et le plan d’action en prévention. Le représentant en santé et en sécurité devra également faire des recommandations associées à ce type de risques.

À suivre, cela nécessitera une attention particulière et probablement des changements dans les politiques des conditions de travail ainsi que des discussions en équipe et avec les conseils d’administration.

RAPPEL  *** ENTRÉE EN VIGIEUR DEPUIS LE 1ER JANVIER 2019 ***

Les congés

  • Un salarié a droit à 3 semaines de vacances annuelles après 3 années de service.
  • Un salarié peut s’absenter du travail pendant 5 jours, dont 2 journées rémunérées, lors du décès d’un proche (conjoint, enfant, enfant du conjoint, père, mère, frère, sœur).
  • Un salarié n’a plus à justifier d’au moins trois (3) mois de service continu chez un même employeur pour bénéficier des congés pour cause de maladie, de don d’organes ou de tissus, d’accident, de violence conjugale, de violence à caractère sexuel ou d’acte criminel et certains congés de longue durée pour des raisons familiales ou parentales, à savoir les congés prévus aux articles 79.1 et 79.8 à 79.12 (art. 79.2 al. 1 et 79.16 al. 1);
  • Le salarié qui possède 3 mois de service continu peut s’absenter pendant 2 jours PAYÉS au cours d’une même année en raison d’une maladie, d’un accident, de violence conjugale ou de violence à caractère sexuel.
  • Le salarié qui compte au moins 3 mois de service continu peut bénéficier d’un maximum de 2 jours de congé payés, au cours d’une même année, pour prendre soin d’un parent ou d’une personne auprès de laquelle il agit comme proche aidant.

Définition de service continu : 12° « service continu » : la durée ininterrompue pendant laquelle le salarié est lié à l’employeur par un contrat de travail, même si l’exécution du travail a été interrompue sans qu’il y ait résiliation du contrat, et la période pendant laquelle se succèdent des contrats à durée déterminée sans une interruption qui, dans les circonstances, permette de conclure à un non-renouvellement de contrat.

Le service continu s’accumule également pendant la période au cours de laquelle se succèdent des contrats à durée déterminée, à la condition toutefois qu’on ne puisse conclure à un non-renouvellement de contrat lors d’une interruption de travail pendant cette période.

Congé pour interruption de grossesse

  • Si une interruption de grossesse survient avant le début de la 20e semaine de grossesse, la travailleuse a le droit de s’absenter jusqu’à 3 semaines, sans salaire.
  • Si une interruption de grossesse survient à partir du premier jour de la 20e semaine de grossesse, la travailleuse a droit, sans salaire, à un congé de maternité d’un maximum de 20 semaines. Pour les interruptions de grossesses survenues avant le 1er janvier 2021, le congé peut se terminer au maximum 18 semaines après l’événement. Elle a aussi droit à des prestations du Régime québécois d’assurance parentale (RQAP).
  • Les 2 parents peuvent aussi avoir droit à un congé de 5 jours. Ce congé doit être pris dans les 15 jours suivant l’interruption de la grossesse. Si la mère est déjà en congé de maternité, elle ne peut pas bénéficier de ce congé.

Le harcèlement psychologique et sexuel

La loi a été modifiée afin d’inclure, dans la définition du «harcèlement psychologique», le harcèlement sexuel ainsi que le harcèlement discriminatoire (fondé sur l’un des motifs énoncés à l’article 10 de la Charte des droits et libertés de la personne).

Un salarié dispose d’un délai de 2 ans après la dernière manifestation de harcèlement pour déposer une plainte auprès de la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST). Dans une décision récente, le Tribunal administratif du travail a conclu que cette modification est d’application immédiate et qu’elle n’a pas pour effet de faire revivre un droit déjà éteint.

METTRE EN PLACE UNE POLITIQUE DE PRÉVENTION DU HARCÈLEMENT PSYCHOLOGIQUE OU SEXUEL ET DE TRAITEMENT DES PLAINTE

À compter du 1er janvier 2019, l’employeur doit adopter et rendre accessible pour ses personnes salariées une politique de prévention du harcèlement psychologique et sexuel et de traitement des plaintes, qui inclut un volet concernant les conduites qui se manifestent par des paroles, des actes ou des gestes à caractère sexuel.

Pour en savoir plus sur ce que devrait contenir cette politique, des outils sont à votre disposition :

Guide pour l’élaboration d’une politique de prévention en matière de harcèlement psychologique ou sexuel au travail et de traitement des plaintes

Modèle de politique en matière de harcèlement psychologique ou sexuel au travail et de traitement des plaintes

Le salaire et les conditions de travail

Le salaire peut être versé par virement bancaire sans que l’employeur ait à obtenir l’accord du salarié.

Un salarié ne peut bénéficier de conditions de travail moins avantageuses que celles d’autres salariés qui font le même travail dans le même établissement uniquement en raison de sa date d’embauche. Depuis le 11 juin 2018, le régime de retraite et les autres avantages sociaux font partie des conditions de travail qui ne peuvent faire l’objet d’une disparité de traitement. Toutefois, les disparités de traitement en vigueur avant cette date demeurent valides.

L’employeur et le salarié peuvent convenir de l’étalement des heures de travail sur une base autre qu’hebdomadaire sans que l’autorisation de la CNESST soit nécessaire. Certaines conditions s’appliquent.

Le refus de travailler

Un salarié a le droit de refuser de travailler plus de 2 heures au-delà de ses heures habituelles quotidiennes de travail. Celui qui n’a pas été avisé 5 jours à l’avance qu’il devrait travailler peut refuser de le faire. La loi précise que cette mesure ne s’applique pas à un travailleur agricole ni à un salarié dont la nature des fonctions exige qu’il demeure en disponibilité.

Autres modifications

Non-discrimination sur fondée sur une date d’embauche 

La distinction fondée sur une date d’embauche relativement à des régimes de retraite ou à d’autres avantages sociaux et qui affecte des salariés effectuant les mêmes tâches dans le même établissement est dorénavant interdite. Toutefois, les distinctions fondées sur une date d’embauche antérieure au 11 juin 2018 ne seront pas assujetties à cette nouvelle disposition.

La responsabilité de l’administrateur ou du dirigeant de la personne morale

Dans le contexte d’une poursuite pénale pour violation de la LNT par une personne morale ou ses représentants, l’administrateur ou le dirigeant de la personne morale sera présumé avoir commis lui-même une infraction, à moins d’établir qu’il a fait preuve de diligence raisonnable. Cela serait par ailleurs cohérent avec les modifications législatives quant à la responsabilité des administrateurs, en matière de santé et sécurité au travail.[i]


[i] https://www.lavery.ca/fr/publications/nos-publications/3077-lessentiel-des-changements-apportes-a-la-loi-sur-les-normes-du-travail.html

Déf. Service continu et explications : https://rver-montreal.com/wp-content/uploads/Service%20continu.pdf

Autre source consultée : https://langlois.ca/rappel-aux-employeurs-entree-en-vigueur-de-nouvelles-normes-du-travail-le-1er-janvier-2019/

La saison des assemblées et ménage du printemps

Le printemps arrive et apporte avec lui la saison des assemblées générales annuelles. De mars à juin, des centaines d’organismes se posent les mêmes questions. Quand doit-on convoquer nos membres? Il me semble que c’est 15 jours avant la tenue de l’assemblée. Mmm… peut-être 30. On a fait quoi l’an dernier?

La réponse se trouve évidemment dans nos règlements généraux. On dépoussière le document. Ah! 21 jours! Quoi?! On doit en faire une annonce publique dans un journal? Mais nous n’avons jamais fait cela, hein? Nous le faisions il y a une dizaine d’années. Il faudra changer ça. Peut-être plus tard, trop de boulot avec le rapport annuel. Maintenant, à qui envoie-t-on notre convocation? Tous les membres, évidemment! Mais nos membres au moment de la convocation? Ceux qui avaient payé leur cotisation à la fin de l’année financière? Tous ceux qui deviendront membre d’ici l’assemblée? Pas spécifié dans nos règlements généraux. Hum. On peut leur envoyer la convocation par courriel? Pas spécifié non plus, mais on peut le faire par télégramme. Quoi?!

Il est embêtant ce document, et pas si clair non plus, Il serait sans doute temps de faire un ménage de printemps, dépoussiérer nos règlements généraux et voir s’ils sont à jour. Sont-ils conformes à la Loi? Sont-ils conformes à nos pratiques et aux attentes de nos membres et de nos partenaires? Cet important document est notre code de régie interne. Il doit être révisé, au moins tous les 5 ans. Pourquoi? Parce que la Loi sur les Sociétés change fréquemment, tout comme le code civil, sans compter toute la jurisprudence et les changements dans nos pratiques.

Ce document est l’assise et le reflet des pratiques quotidiennes de votre organisation. Tant que tout va bien, personne ne vous embête, mais en cas de crise… Un membre qui déclare que l’assemblée ne peut pas être tenue car elle n’a pas été convoquée en bonne et due forme, ce peut être embêtant.

On le changera directement à l’assemblée…

Non! Les membres doivent savoir sur quoi ils sont convoqués. Vous devez leur envoyer le texte à modifier lors de la convocation. Pourquoi ce sont les membres qui ont le dernier mot? Parce que selon le code civil du Québec, vos règlements généraux sont une entente contractuelle entre la corporation et ses membres. Les deux parties doivent donc être d’accord pour modifier un article du contrat.

En ont-ils vraiment besoin?

Vous n’êtes pas certains si vos règlements généraux ont besoin d’un rafraîchissement? Répondez aux énoncés suivants par oui ou par non :

  • Le délai de convocation pour l’assemblée générale régulière est de 90 jours.
  • Vous devez envoyer votre rapport à l’Inspecteur général des institutions financières.
  • Vous devez annoncer publiquement, par exemple dans les journaux, votre assemblée générale et vous n’êtes pas un média communautaire.
  • Vous pouvez convoquer les membres de votre conseil d’administration par télécopieur mais rien n’est inscrit pour le courriel.

Si vous avez répondu oui à l’un de ces énoncés, vos règlements généraux ont besoin d’un rafraîchissement!

Plusieurs ressources et modèles s’offrent à vous. Informez-vous auprès de votre regroupement d’organisme régional (ROC, TROC, CABQ, etc.) ou d’une ressource externe spécialisée.