Le printemps arrive et apporte avec lui la saison des assemblées générales annuelles. De mars à juin, des centaines d’organismes se posent les mêmes questions. Quand doit-on convoquer nos membres? Il me semble que c’est 15 jours avant la tenue de l’assemblée. Mmm… peut-être 30. On a fait quoi l’an dernier?

La réponse se trouve évidemment dans nos règlements généraux. On dépoussière le document. Ah! 21 jours! Quoi?! On doit en faire une annonce publique dans un journal? Mais nous n’avons jamais fait cela, hein? Nous le faisions il y a une dizaine d’années. Il faudra changer ça. Peut-être plus tard, trop de boulot avec le rapport annuel. Maintenant, à qui envoie-t-on notre convocation? Tous les membres, évidemment! Mais nos membres au moment de la convocation? Ceux qui avaient payé leur cotisation à la fin de l’année financière? Tous ceux qui deviendront membre d’ici l’assemblée? Pas spécifié dans nos règlements généraux. Hum. On peut leur envoyer la convocation par courriel? Pas spécifié non plus, mais on peut le faire par télégramme. Quoi?!

Il est embêtant ce document, et pas si clair non plus, Il serait sans doute temps de faire un ménage de printemps, dépoussiérer nos règlements généraux et voir s’ils sont à jour. Sont-ils conformes à la Loi? Sont-ils conformes à nos pratiques et aux attentes de nos membres et de nos partenaires? Cet important document est notre code de régie interne. Il doit être révisé, au moins tous les 5 ans. Pourquoi? Parce que la Loi sur les Sociétés change fréquemment, tout comme le code civil, sans compter toute la jurisprudence et les changements dans nos pratiques.

Ce document est l’assise et le reflet des pratiques quotidiennes de votre organisation. Tant que tout va bien, personne ne vous embête, mais en cas de crise… Un membre qui déclare que l’assemblée ne peut pas être tenue car elle n’a pas été convoquée en bonne et due forme, ce peut être embêtant.

On le changera directement à l’assemblée…

Non! Les membres doivent savoir sur quoi ils sont convoqués. Vous devez leur envoyer le texte à modifier lors de la convocation. Pourquoi ce sont les membres qui ont le dernier mot? Parce que selon le code civil du Québec, vos règlements généraux sont une entente contractuelle entre la corporation et ses membres. Les deux parties doivent donc être d’accord pour modifier un article du contrat.

En ont-ils vraiment besoin?

Vous n’êtes pas certains si vos règlements généraux ont besoin d’un rafraîchissement? Répondez aux énoncés suivants par oui ou par non :

• Le délai de convocation pour l’assemblée générale régulière est de 90 jours.
• Vous devez envoyer votre rapport à l’Inspecteur général des institutions financières.
• Vous devez annoncer publiquement, par exemple dans les journaux, votre assemblée générale et vous n’êtes pas un média communautaire.
• Vous pouvez convoquer les membres de votre conseil d’administration par télécopieur mais rien n’est inscrit pour le courriel.

Si vous avez répondu oui à l’un de ces énoncés, vos règlements généraux ont besoin d’un rafraîchissement!

Plusieurs ressources et modèles s’offrent à vous. Informez-vous auprès de votre regroupement d’organisme régional (ROC, TROC, CABQ, etc.) ou d’une ressource externe spécialisée.